MI A PREZENTÁCIÓ CÉLJA?
Felkértek, hogy tarts prezentációt egy csapatnak. Először is kérdezd meg önmagától: miért? Mi az oka, a célja, és mi lenne az elvárható eredménye előadásodnak?
Hasznos lehet, ha először leírod, hogy mi az elsődleges célja prezentációdnak, mert így állandóan szem előtt van a felkészülés során. Sok célja lehet egy prezentációnak, de az előkészületek során soha ne tévesszük szem elől azt a célkitűzést, ami a felkérésből következik!
Persze itt tisztázd az is, hogy mi az TE SZEMÉLYES CÉLOD? Informálás, tanítás, ösztönzés vagy provokáció?
Tedd e kettőt egymás mellé, persze a megfelelő súlyozással!
MI A PREZENTÁCIÓ TÉMÁJA?
A prezentáció témája kapcsolódik a célkitűzéshez, de a kettő nem feltétlenül egy és ugyanaz.
Például:
- a témát meghatározhatja a szervezet, amelyik meghívta önt
- származhat a téma az ön szakterületéről
- elképzelhető, hogy szabad kezet kap a témaválasztásban
KIK A HALLGATÓI PREZENTÁCIÓDNAK?
Mielőtt összeállítanád prezentációd anyagát, érdemes átgondolni, milyen közönség előtt kell majd beszélned.
Nagyon fontos, hogy az előadást a hallgatósághoz alakítsuk, ennek érdekében a felkészülés során a következőket érdemes figyelembe venni:
- Létszám - Mennyi ember előtt fogsz beszélni?
- Korcsoport – Nagyon máshogy szólítunk meg nyugdíjasokat, mint pályakezdőket.
- Nem – Főleg férfiaknak fogsz beszélni, vagy inkább nőknek?
- Érdeklődő közönségre lehet számítani, vagy csak beterelték őket?
- A munkaidejükből vagy a szabadidejükből fog elvenni a prezentáció?
- Ismerős számukra a prezentáció témája vagy újdonság nekik? A szakmai profiljukba vág esetleg?
- Mi az te célod? Informálás, tanítás, ösztönzés vagy provokáció?
- Lehet a prezentációd humoros? Ha igen, mi számítana megfelelőnek az adott környezetben?
Végül pedig: mindebből mi következik a prezentációra való felkészülésre nézve?
HOL HANGZIK EL PREZENTÁCIÓD?
Nagyon hasznos tud lenni, ha előzetes információkat tudunk gyűjteni a prezentáció helyszínéről.
Az a legjobb, ha lehetőséged nyílik a helyszín szemrevételezésére. A prezentációra való felkészülés során jelentős segítséget nyújt majd neked esetleges szorongásaid megelőzésére, ha vizualizálni tudod a helyet, ahol majd beszélni fogsz. Ráadásul arra is lehetőséget kaphatsz így, hogy kipróbáld a hangod.
Vedd figyelembe a helyszín adottságai!
Amennyiben ez lehetséges, a felkészülés keretében próbáld meg feltérképezni a következőket:
- a terem méretét
- az székek elrendezését, és hogy lehet-e rajta változtatni
- azt, hogy milyen felszerelések állnak a rendelkezésedre (mikrofon, projektor, fehér tábla, vagy más elektronikus berendezések)
- azt, hogy hol lesz a legközelebbi konnektor, és ha hosszabbítóra lesz szükséged, hol találod meg
- azt, hogy a teremben függöny vagy redőny van-e (ez akkor fontos, ha szeretnél vetíteni)
- a villanykapcsolók helyzetét (nézze meg, hogy lesz-e szüksége segítségre, amikor a vetítéshez le kell kapcsolnia a világítást)
- esetleges figyelemelterelő tényezők lehetséges forrásait (pl. külső zajok)
- a parkolási lehetőségeket (hogy ne kelljen hosszan cipelnie pl. egy laptopot, amire szüksége lehet az prezentáció során)
MIKOR KERÜL SOR AZ ELŐADÁSODRA?
A legtöbb esetben nincs választási lehetőségünk a prezentáció időpontját illetően.
Ha esetleg mégis rendelkezésünkre áll több opció az előadás idejével kapcsolatban, mielőtt felkészülünk a prezentációra, fontoljuk meg a következőket:
Délelőtt
A délelőtt alkalmas idő a prezentációra, mivel általában ekkor a legfogékonyabb az emberi agy. Ha azonban a délelőtt már a vége felé jár, felmerülhet az a probléma, hogy a közönség éhes lesz és már csak a közelgő ebédre tud gondolni.
Délután
A kora délutáni órák nem szerencsések, mert ebéd után az emberek elnehezülnek. Késő délután pedig már csak a hazajutásra tudnak gondolni és arra, hogyan gyűjtik be a gyerekeket az iskolából, óvodából. Ha a délutánt választjuk, a kettő közé tegyük a prezentációt!
Este vagy hétvége
A hivatali időn kívüli prezentációk esetében nagyobb a valószínűsége annak, hogy a hallgatók szabad akaratukból jelennek meg, nem azért mert ezt elvárják tőlük. Az esti órákban feltehetően jobban fognak figyelni, persze csak abban az esetben, ha nem tart túl sokáig az előadás, mert akkor lehetséges, hogy még a vége előtt haza kell menniük.
MILYEN HOSSZÚ LEGYEN AZ ELŐADÁS?
A prezentációra való felkészülés során, mindig járj utána, hogy milyen hosszan kell beszélned, illetve, hogy ebbe beleszámít-e a közönség kérdéseire szánt idő vagy sem.
Tudd meg, hogy vannak-e más előadók, ha igen, hol helyezkedsz el a sorrendben! Ha teheted, ne te légy az utolsó! Figyelj rá, hogy ne lépd túl az időkeretet, mert az felborítja az utánad következő prezentációkat is!
Fontos, hogy tisztában légy azzal, hogy a legtöbben nem tudunk túl hosszú időn át folyamatosan figyelni. Ezért érdemes a prezentációt velősre, jól strukturáltra és érdekesre tervezni. Egy szünet nélküli előadás hosszát illetően maximálisan 45 perccel számolj, és akkor tényleg a maximumról beszéltem. Valójában a 20 perc az az egység, amely során a hallgatóság figyelme fenntartható.
Jó munkát a felkészüléshez!
Ha neked van olyan taktikád, ami bevált, ne habozz, írd meg!
